個人情報保護への取り組みについて

企業年金基金　プライバシーポリシー

基金は、個人情報の保護に関する法律(平成１５年５月３０日法律第57号)および関連する法令に基づき、個人情報保護の重要性にかんがみ、基金における加入者、受給待期者および受給者の個人情報の漏えい・紛失・改ざん・誤記録等を防止し、個人情報保護の徹底を図るよう最大限の努力をいたします。
そのため、次の８原則に基づき個人情報を管理いたします。

企業年金基金　個人情報保護８原則

１．利用目的

個人情報は、もっぱら基金の業務(加入者資格の取得・喪失管理、記録管理、裁定、給付、掛金算定など)に関連性のあることに限って個人情報を取り扱うこと(具体的な目的および問い合わせ方法・問い合わせ窓口については別表参照)

２．利用目的による制限

利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を収集したり、取り扱ったりしてはならないこと

３．適正な取得

個人情報を取得するに当たっては、不正な手段を用いてはならないこと

４．データ内容の更新

データは利用目的に沿ったもので、かつ正確、完全、最新であるべきこと

５．安全保護

合理的な安全保護措置に基づき、漏えい・紛失・破損・き損などから保護すべきこと（第三者への個人情報提供の禁止、情報廃棄・焼却の確実な実施）

６．情報公開

データ収集の実施方法、データの存在、利用目的、管理者などを明示すべきこと

７．個人に対する保証

自己に関するデータの所在および内容を確認させ、または異議申立てを保証すること

８．情報責任者

責任者は諸事項の徹底の責任を有すること

企業年金基金における個人情報の取り扱いについて

個人情報取扱 事業者	名称	セブン＆アイ・ホールディングス企業年金基金
	住所	〒１０２－８４５０　東京都千代田区二番町８－８
	代表者名	理事長　後藤 克弘
個人情報保護管理責任者		常務理事
個人データの利用目的		加入者の資格取得および資格喪失の管理 加入者の仮想個人勘定残高の管理 事業所掛金の算定 仮想個人勘定残高の加入者本人への通知（年1回） ※仮想個人勘定残高の通知は実施事業所を通じて行う。 ただし、事業所経由を希望しない場合は、その旨を基金に求めることができる。 年金および一時金の給付管理 年金裁定書類の送付 現況届および支払通知書の送付 広報誌などの送付 年金などに関する意識調査などの調査票の送付 その他、基金関連業務の遂行
個人データの開示 などの請求手続き	申出先	〒１０２－８４５０ 東京都千代田区二番町８－８ セブン＆アイ・ホールディングス企業年金基金事務局宛て
	提出時の 記載事項	開示内容、住所、氏名、電話番号 開示の方法（郵送又は電子メール） 電子メールによる開示における電子メールアドレス
	本人確認のため の添付書類	証明書(運転免許証、健康保険証など)の写し
個人情報に関する	苦情・相談窓口	セブン＆アイ・ホールディングス企業年金基金
	面談	基金事務所
	手紙	〒１０２－８４５０ 東京都千代田区二番町８－８ セブン＆アイ・ホールディングス企業年金基金事務局宛て
	電話	０３－６２３８－３９６２
	ＦＡＸ	０３－３２６１－２２９５
	受付時間	９：００～１７：００（土日、年末年始、セブン＆アイ・ホールディングス指定の休日を除く）

特定個人情報などの適正な取扱いに関する基本方針

基金は、業務を通じて取扱う加入者、受給者などの個人番号及び特定個人情報（以下、特定個人情報）の適正な取扱いについての基本方針を定めます。
（※「特定個人情報」とは、個人番号（マイナンバー）を含む情報をいいます。）

１．特定個人情報などの適切な取扱い

基金は、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報などを適切に取り扱います。

２．関係法令・ガイドラインなどの遵守

基金は、個人番号および特定個人情報などに関する法令、個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報などを適正に取り扱います。

３．安全管理措置に関する事項

基金は、特定個人情報などの安全管理措置に関して、特定個人情報などの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報などの適切な管理のために必要な措置を講じます。

４．特定個人情報などに関する問合せ窓口

基金は、特定個人情報などの取扱いに関する問合せなどに適切に対応いたします。
特定個人情報などの取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口宛にご連絡ください。

基金におけるマイナンバーの利用について

１．マイナンバーの利用目的

基金から年金・一時金を給付する際、税務署などへ提出する源泉徴収票などへはマイナンバーの記載が必要であるため、基金はマイナンバーを取得し、この事務においてのみマイナンバーを利用いたします。

２．マイナンバーの取得方法

• （１）原則、加入者の退職時に、マイナンバーの取得を業務委託している加入者の所属会社より、加入者のマイナンバーを取得します。
• （２）退職時に年金を繰下げた方が、６０歳に到達し年金の支給開始の手続きを行う際、本人確認書類とともにマイナンバーを提供していただきます。
  • ２０１６年２月時点で、年金を受給されている受給者については、郵送などにかかる受給者の負担軽減のため、原則、マイナンバーの収集業務を企業年金連合会※へ委託いたします。
  • ２０１６年２月時点で、年金の支給開始の手続きに伴い、マイナンバーを個別に基金へ提出いただいている受給者につきましては、企業年金連合会への委託の対象外となります。
  • 企業年金連合会よりマイナンバーを取得できない受給者につきましては、本人確認書類とともにマイナンバーのご提供のご依頼をさせていただきます。
  • ※企業年金連合会は、主に企業年金制度を短期間で脱退した方に対する年金給付や、企業年金間の年金通算制度を行っています。企業年金基金が、受給者のマイナンバーの収集業務を委託することは、法令によって認められています。

３．源泉徴収票などへマイナンバーを記載する事務の委託

• （１）基金では、年金・一時金の給付に関する事務を三井住友信託銀行に委託しております。
• （２）この一環として、源泉徴収票などへマイナンバーを記載する事務も三井住友信託銀行に委託しております。
• （３）基金では、定期的に三井住友信託銀行の安全管理体制などの報告を受けるとともに、特定個人情報などの不適切な扱いがあった場合には速やかに報告することを義務付けるなど、委託先の監督をいたします。